Privacy Policy

Il Titolare del trattamento è il medico o la struttura sanitaria che utilizza la piattaforma MedicalScribe nell'ambito della propria attività professionale.

Il Responsabile del trattamento è:

• Webgrammi Srls
• P.IVA IT13460711008
• Via Enrico Petrella 8b – 00198 Roma
• Email privacy: privacy@ndplanet.com
• DPO: Maria Pia Iacorossi

MedicalScribe è una piattaforma SaaS basata su tecnologie di intelligenza artificiale destinata esclusivamente a professionisti sanitari autorizzati.

• Trascrizione vocale delle visite medico-paziente
• Organizzazione strutturata delle informazioni cliniche
• Generazione di suggerimenti testuali per referti
• Supporto alla redazione della documentazione clinica

• Registrazioni audio delle visite medico-paziente
• Trascrizioni cliniche generate dal sistema
• Dati sanitari appartenenti a categorie particolari ai sensi dell'art.9 GDPR
• Indirizzo IP
• Dati di autenticazione dell’utente
• Log tecnici e audit log delle operazioni effettuate

I dati personali sono trattati per le seguenti finalità:

• erogazione del servizio di trascrizione vocale
• generazione assistita di documentazione clinica
• gestione tecnica della piattaforma
• monitoraggio dell'utilizzo delle risorse AI
• sicurezza dei sistemi e prevenzione abusi

• Esecuzione del contratto SaaS tra il medico e Webgrammi Srls
• Istruzioni documentate del Titolare del trattamento
• Adempimento degli obblighi previsti dall'art.28 GDPR

Il trattamento dei dati avviene secondo il seguente flusso operativo:

• l'audio della visita viene registrato sull'app mobile del medico
• quando l'utente seleziona la funzione “Invia trascrizione”, il file audio viene caricato sui server Webgrammi
• i server Webgrammi sono ospitati presso infrastruttura Aruba Business localizzata in Italia
• l'audio viene inviato al servizio ElevenLabs per la conversione Speech-to-Text
• la trascrizione risultante può essere elaborata da modelli AI (Google Vertex AI e Grok AI)
• il risultato viene restituito ai server Webgrammi e reso disponibile nell'app

Durante l'utilizzo della funzione di trascrizione, possono essere trasmessi ai fornitori AI:

• registrazioni audio della visita medico-paziente
• trascrizioni della conversazione
• contesto clinico derivato dalla trascrizione
• prompt tecnici utilizzati per l'elaborazione AI

Non vengono intenzionalmente trasmessi dati identificativi del paziente quali nome, codice fiscale, email o recapiti personali.

• ElevenLabs – conversione Speech-to-Text
• Google Vertex AI – elaborazione AI
• Grok AI – elaborazione AI
• Aruba Business – hosting infrastruttura server (Italia)

I fornitori operano come sub-responsabili del trattamento ai sensi dell'art.28 GDPR.

I fornitori AI utilizzati dalla piattaforma elaborano i dati esclusivamente per l'erogazione del servizio richiesto.

• registrazioni audio: conservate per un massimo di 12 mesi
• trascrizioni cliniche: conservate nel database applicativo
• output generato dall'AI: conservato come parte della documentazione clinica

• trasmissione dati tramite protocollo HTTPS cifrato
• crittografia dei dati archiviati
• backup cifrati
• monitoraggio sicurezza e audit log
• controllo accessi autenticati

L'utilizzo della piattaforma per la registrazione delle visite è riservato a professionisti sanitari.

Il medico utilizzatore è responsabile di ottenere il consenso del paziente alla registrazione della visita e al trattamento dei dati sanitari.

Durante la creazione dell’anagrafica paziente nella piattaforma è richiesta una conferma esplicita di avvenuto consenso.

La piattaforma registra log tecnici per garantire sicurezza e monitorare l'utilizzo delle risorse AI.

• indirizzo IP
• timestamp delle operazioni
• azioni effettuate dagli utenti
• utilizzo delle API dei servizi AI

Gli interessati possono esercitare i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR rivolgendosi al Titolare del trattamento.